Las empresas que buscan una mejor posición en el mercado mediante una certificación ISO pueden lograr ese objetivo más facilmente con la ayuda de un ERP.
ISO, ¿Qué es y qué ventajas ofrece estar certificado?
ISO, por sus siglas en inglés, es el organismo de estandarización internacional, el más conocido y buscado a nivel mundial por las medianas y grandes empresas. Las normas ISO, ya sean la 9000, 9001:2008, 14000, en general, originan evidencias de que las empresas están llevando sus operaciones en base a lo que tienen escrito en sus procedimientos. Se apoyan primordialmente de manuales de gestión de calidad y medios electrónicos como bien puede ser un software ERP.
Las ventajas que se presentan al estar certificado con una norma ISO:
- Las empresas se vuelven más competitivas a nivel mundial dado a que la adopción generalizada de las normas internacionales significa que los proveedores pueden desarrollar y ofrecer productos y servicios que cumplan con las especificaciones que tienen una amplia aceptación internacional en sus sectores. En general, garantiza que además de la calidad de su producción, el transporte, maquinaria y herramientas que se utilizan son seguros.
- Para los clientes, obtienen una amplia selección de ofertas dada la compatibilidad mundial de la tecnología la cual se consigue cuando los productos y servicios se basan en normas internacionales.
- Para los consumidores, el contar con productos y servicios conformes; garantizándoles calidad, seguridad y fiabilidad.
¿Cómo funcionaría un ERP para lograr el objetivo de estar certificado ante ISO?
La competitividad, hoy en día, se ha vuelto una constante para las empresas que buscan posicionarse en el mercado, deseando sobresalir ante las demás empresas que estén dentro de su giro. Para mejorar su nivel de competitividad, las empresas tienen la tarea de adecuar sus estrategias y su estructura organizacional a los factores externos ya sean gubernamentales o los generados por sus competidores. Es por esto que deben contar con las habilidades y recursos para lograr una ventaja competitiva en el aspecto de calidad, procesos y capital humano.
Dado a lo anterior, las empresas buscan que sus procesos estén controlados, sistematizados y optimizados, además de contar con documentos que atestigüen que esos procesos están bajo dichas condiciones. Por ello, algunas empresas optan por certificarse en base a la normatividad de ISO. Un sistema para la planeación de recursos empresariales (ERP) es diseñado con la finalidad de adecuar los procesos reales de la empresa, integrando funcionalidades que por la naturaleza del sistema serían de gran aportación para el logro de una certificación de calidad.
Cuando se está en la búsqueda de conseguir la certificación ISO se debe de tener todo documentado y controlado mediante nomenclaturas. Ésta es tarea fácil para un ERP, puesto que los reportes y documentos que se generen en el sistema se van registrando con folios consecutivos de forma automática los cuales pueden tener una nomenclatura configurable de acuerdo a las políticas de la empresa.
Los sistemas ERP operan bajo una estructura integral, de modo que todos los departamentos realizan sus funciones en la misma base de datos, lo que genera que se pueda compartir información y se comuniquen entre sí más fácilmente. Todo cambio que se genere en un departamento se podrá consultar y considerar desde otro departamento evitando invertir tiempo de transferencia de información ya sea mediante dispositivos de almacenamiento como discos o USB, o medios electrónicos como correos, redes internas, portales para compartir archivos, entre otros. De esta manera se evita la recaptura de información o trabajar con información distinta por cada departamento, además de que se disminuye la cantidad de archivos electrónicos los cuales consumen capacidad de almacenamiento en las computadoras.
Beneficios que se generan al fusionar un ERP con la búsqueda de certificación ISO
Los organismos certificadores especializados determinan el costo de la certificación en base a los lineamientos de algunos de los documentos mandatorios del IAF (International Accreditation Forum), que consideran factores como la estructura organizacional, el número de trabajadores, turnos de trabajo, número de procesos, sitios a certificar, entre otros. El control y optimización de estos factores son cubiertos con apoyo de los sistemas ERP dado a que estos se configuran para múltiples empresas, al igual, se registran los usuarios, sus turnos de trabajo, pero además, sus procesos son diseñados para que funcionen de la misma manera en cada computadora que tenga el sistema instalado. Cabe mencionar que, sumado a lo anterior, uno de los factores más importantes para la determinación del costo de una certificación, es el tiempo de auditoría, el cual con apoyo de un ERP se verá reducido satisfactoriamente dado la sincronización y optimización del sistema.
El simple hecho de implementar un ERP en una empresa reflejará beneficios incluso del tipo económico. Al momento de dar puesta en marcha la operación de la empresa con apoyo de un ERP, los colaboradores notarán el cambio en su trabajo dada la automatización de algunos de los procesos del ERP, apreciarán la reducción de tiempo de sus labores evitando las recapturas de información, transferencia y control de datos y recursos. La reducción del papeleo será notoria debido a que las instrucciones de trabajo, registros, documentos, procesos y procedimientos estarán digitalizados y manejados de manera electrónica, y solo cuando sea necesario, ya sea que un cliente lo requiera o algún caso en especial, se procedería a imprimirlo para cotejar la información físicamente. Sería recomendable que una vez que las operaciones de la empresa estén controladas en su mayoría, comience el proceso de certificación puesto que este solo requiere hacer una revisión para verificar que todos los procesos de producción y distribución esté en orden según los estándares ISO.
Puntos en común entre un ERP y una certificación ISO
Una característica común entre la implementación de las normativas ISO y los sistemas ERP, es que ambos pueden adaptarse a cualquier empresa dado al nivel de estandarización con el que fueron creados. Al igual, ambas requieren de un consultor para lograr el control de las operaciones. Sin embargo, si se va a invertir en un recurso humano extra para asesorar la operación del sistema, se recomienda sea un consultor ERP dado a que primero, se debe tener el control del sistema y después buscar la certificación, de ese modo, el tiempo de auditoría para la certificación ISO, como se mencionó anteriormente, se verá reducido y el costo será mucho menor.
Conclusión
Hoy en día, visualizando un panorama más amplio, la globalización sigue impactando en lo económico, tecnológico, social y cultural, y es por esto que solo las empresas que estén bien estructuradas y que tengan el control de sus recursos, lograrán sobrevivir al cambio constante generado por la competencia. Las herramientas tecnológicas están disponibles, solo dependerá del deseo de estas empresas de incrementar su nivel de competitividad y de su esfuerzo para invertir en herramientas tecnológicas que faciliten sus operaciones y que unidas se orientes a cubrir los requerimientos de organismos de estandarización como la ISO.
En base a un artículo de TEC
NOTA: Si está pensando en certificarse en la norma ISO escriba una CONSULTA y le asistiré en su búsqueda de herramientas de gestión.
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